Komunikat Kwestora nr 4/2026 (dotyczy: rozliczania kosztów podróży służbowych)

1. Uprzejmie informuję, że do rozliczenia kosztów podróży służbowych wystarczające są bilety PKP lub innej komunikacji zbiorowej. Nie należy prosić PKP o wystawianie faktur na UJK. Powoduje to wpływ do Uczelni (poprzez Krajowy System e-Faktur – KSeF) nadmiarowej i zbędnej dokumentacji w tym zakresie, wprowadzając niepotrzebne zamieszanie.
2. Faktury dotyczące wyjazdu służbowego, opłacone przez Państwa, np. usługi noclegowe, opłaty drogowe, parkingowe, które do UJK wpływają poprzez KSeF są następnie przekazywane Państwu za pomocą EOD (Webcon). Uprzejmie proszę aby na Państwa kroku weryfikacji merytorycznej umieścić w komentarzu informację o numerze delegacji, której ta faktura dotyczy, wydrukować ją a następnie przenieść bezpośrednio do folderu ”Faktury dot. delegacji – zapłacone” aby tam oczekiwała na rozliczenie. Po powrocie z podróży służbowej należy tę wydrukowaną fakturę załączyć do dokumentu delegacji i złożyć do rozliczenia w formie tradycyjnej (papierowej), tak jak dotychczas. Taka procedura będzie obowiązywać do czasu uruchomienia elektronicznego obiegu dedykowanego delegacjom służbowym.
3. Faktury dotyczące udziału w konferencjach, opłacone przez Państwa, które do UJK wpływają poprzez KSeF (lub są skanowane w punktach kancelaryjnych, np. zagraniczne) są następnie przekazywane Państwu za pomocą EOD (Webcon). Należy postępować z nimi analogicznie jak z tymi opisanymi w pkt 2, tj. na Państwa kroku weryfikacji merytorycznej umieścić w komentarzu informację o numerze delegacji, z którą ta faktura jest związana, wydrukować ją a następnie przenieść bezpośrednio do folderu ”Faktury dot. delegacji – zapłacone” aby tam oczekiwała na rozliczenie. Po powrocie z konferencji i złożeniu do rozliczenia delegacji służbowej, faktura za udział w konferencji wróci do Państwa w EOD (Webcon) w celu dokonania opisu merytorycznego by następnie móc procedować ją do zatwierdzenia i zapłaty, podobnie jak wszystkie faktury obecnie. Obieg zakończy się dokonaniem płatności czyli zwrotem środków za poniesiony wydatek na Państwa rachunek bankowy.     

Ponadto przypominam, że wszelkie zakupy materiałów i usług muszą być poprzedzone zatwierdzonym Wnioskiem o Rezerwację/Zapotrzebowaniem.