Komunikat Kwestora nr 2/2026 (dotyczy: Krajowego Systemu e-Faktur KSeF)

Szanowni Państwo,

1. Uprzejmie informuję, że w związku ze zmianami przepisów podatkowych, od 1 lutego 2026 roku zaczął w Polsce obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest to platforma informatyczna Ministerstwa Finansów służącą do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
2. Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach jest więc zobowiązany:
   • od 1 lutego 2026 roku do odbierania faktur zakupowych poprzez KSeF od podmiotów, które są zobligowane do ich wystawiania w tym systemie,
   • od 1 kwietnia 2026 roku do wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF.
3. W związku z etapowym wdrażaniem KSeF oraz wykluczeniem niektórych podmiotów z obowiązku korzystania z KSeF, w przestrzeni publicznej będą funkcjonować dwa rodzaje faktur:
   • dostępne wyłącznie w KSeF (faktury ustrukturyzowane),
   • wystawiane poza KSeF (papierowe lub w formacie PDF), tak jak obecnie.
4. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy:
   • kontrahentów zagranicznych, czyli podmiotów, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
   • zakupów dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej,
   • wybranych transakcji dokumentowanych biletami jednorazowymi, m.in.: przejazdów płatnymi autostradami, transportu kolejowego, autobusowego, lotniczego, morskiego i promowego,
   • usług zwolnionych z VAT, w szczególności: transakcji dotyczących walut i instrumentów finansowych, usług bankowych (np. rachunki, depozyty, kredyty, pożyczki, gwarancje), usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych,
   • faktur wystawionych przez kasę rejestrującą,
   • paragonów z NIP nabywcy.

   W tych przypadkach faktury nadal mogą być wystawiane elektronicznie lub papierowo.

5. W UJK od 1 lutego 2026 roku faktury wystawione w KSeF są automatycznie pobierane i rejestrowane w systemie e-usług klasy EZD – WEBCON BPS, w aplikacji FINANSE przez Kancelarię. Tym samym Kancelaria inicjuje proces obiegu elektronicznego, poprzez przesłanie ustrukturyzowanego i automatycznie zarejestrowanego dokumentu do odpowiedniego Punktu Kancelaryjnego lub bezpośrednio do osoby merytorycznej, która dokonuje dalszego procedowania na dotychczasowych zasadach.
   Kolejne etapy w procesie obiegu elektronicznego są obecnie procedowane, będą sukcesywnie uruchamiane i wdrażane.
6. Aby możliwa była jednoznaczna identyfikacja otrzymanej za pośrednictwem KSeF faktury z miejscem powstania kosztu w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach, przy każdym dokonywanym zakupie towarów lub usług (na podstawie zatwierdzonego Zapotrzebowania/Wniosku o rezerwację środków) proszę o:
   • podanie kontrahentowi numeru NIP Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach:
     657 023 48 50,
   • poproszenie kontrahenta, aby na fakturze wystawionej w KSeF wpisał w danych dodatkowych:
     • nazwę jednostki wewnętrznej UJK, dla której realizowany jest zakup,
     • imię i nazwisko osoby Inicjującej zakup,
     • adres e-mail osoby inicjującej zakup.
7. Proszę pracowników odpowiedzialnych za realizację zawartych już umów, aby zwrócili się z prośbą do wykonawców o zamieszczanie w danych dodatkowych na fakturach poniższych informacji:
   • nr umowy,
   • imię i nazwisko osoby Inicjującej zakup,
   • adres e-mail osoby inicjującej zakup.

Dzięki tym informacjom faktury trafią bezpośrednio do właściwej jednostki i osoby inicjującej zakup, bez zbędnej zwłoki.