Uniwersytet Jana Kochanowskiego zabezpieczając ciągłość procesów dydaktycznych, naukowych i administracyjnych, udostępnił pracownikom oraz studentom usługę Microsoft 365 w pełnym zakresie funkcjonalnym w ramach zakupionej licencji. Z usługi można korzystać w standardowy sposób poprzez instalację na komputerze a także online – w ramach OneDrive, wirtualnego dysku, każdy użytkownika przyznane ma 1TB pamięci dyskowej online. Każdy użytkownik ma możliwość korzystania z usługi na 5 dowolnych urządzeniach (stacjonarnych i przenośnych). Aplikacje pakietu Microsoft 365 są dostępne na komputerach Mac i PC.
Funkcjonalności Microsoft 365 dają możliwość m.in. wymiany dokumentów (w tym materiałów dydaktycznych), pracy na dokumentach współdzielonych, wykorzystywania arkusza kalkulacyjnego, narzędzi do tworzenia ankiet i formularzy, kalendarza, organizowania i obsługi spotkań wirtualnych, przechowywania, udostępniania plików z dostępem do nich z dowolnego miejsca i urządzenia.
Konta dostępowe dla nauczycieli akademickich i studentów są zakładane przez informatyków w jednostkach organizacyjnych. Konta dla pracowników niebędących nauczycielami są zakładane przez pracowników Centrum Informatyki. Wsparcia podczas korzystania z funkcjonalności usługi udzielają informatycy w jednostkach, wydziałach, filiach. Na stronach internetowych wydziałów zamieszczone są informacje na temat usługi Microsoft 365. Instrukcje zamieszczone są w postaci odrębnego newsa.
Dodatkowo przygotowane zostały:
- Krótki przewodnik zakładania zespołu administracyjnego uczelni w ramach aplikacji Teams
- Krótki przewodnik przygotowania listy obecności w ramach aplikacji Forms
które zapewnią możliwość organizowania spotkań w ramach wykonywania obowiązków służbowych.
Microsoft Teams jest elementem usługi Microsoft 365, w oparciu o czat wyodrębnionym obszarem roboczym, umożliwiającym współdzielenie plików i możliwości pracy z nimi w czasie rzeczywistym przez kilka osób, zapewnia on sprawną organizację pracy całego zespołu. Jest narzędziem współpracy poprzez wirtualne spotkani audio-wideo z wieloma osobami/zespołami studentów lub pracowników.
Uwaga!
Podczas tworzenia zespołu należy zwracać uwagę na opcję „Prywatność”:
Publiczny — wszyscy członkowie organizacji mogą dołączyć.
Prywatny — tylko właściciele zespołu mogą dodawać członków.
Podobnie podczas tworzenia kanału w ramach zespołu:
Standardowy — dostępny dla wszystkich osób w zespole.
Prywatny — dostępny tylko dla określonej grupy osób z zespołu.
Microsoft Stream to usługa wideo w ramach Microsoft 365. Tworząc nagranie spotkania należy pamiętać, że aplikacja Stream w ramach usługi Microsoft 365 umożliwia udostępnianie nagrania wszystkim/innym osobom z organizacji, dlatego należy uważnie tworzyć zespół/spotkanie/nagranie z zachowaniem reguł prywatności zespołu.
Domyślnie przetworzone nagranie dostępne jest w aplikacji Stream dla wszystkich członków nagrywanego spotkania.
Zaleca się skopiowanie przez organizatora spotkania nagrania z aplikacji Stream, zapisanie go na szyfrowanym i chronionym oprogramowaniem antywirusowym nośniku komputera i skasowanie nagrania z aplikacji Stream oraz usuniecie z Kosza aplikacji.
Przypominamy, że wszystkie nagrania w aplikacji Stream mają być dostępne wyłącznie dla wybranych, jasno zdefiniowanych grup odbiorców!
Nagrania spotkań w ramach usługi Microsoft 365, gromadzone przy pomocy aplikacji Stream, mogą zawierać dane osobowe w postaci wizerunków osób oraz danych identyfikacyjnych. W związku z powyższym przy ich przetwarzaniu należy stosować zasady dotyczące ograniczenia celu oraz czasu przetwarzania, przewidziane przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO, Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r. s. 1, ze zm.).
Zgodnie z tymi zasadami dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Ponadto dane osobowe muszą być przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane, a także przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą.
Użytkownicy Microsoft 365 zobowiązani są do używania usługi w sposób zgodny z prawem i zasadami etykiety sieciowej, w szczególności zabrania się:
1. naruszania prywatności innych osób;
2. nielegalnej dystrybucji materiałów objętych prawem autorskim;
3. dystrybucji materiałów pornograficznych;
4. podejmowania działań mogących zakłócić działanie usług i systemów;
5. podejmowania działań zmierzających do uzyskania nieuprawnionego dostępu;
6. wysyłania niechcianej poczty, ani ułatwiania tego innym podmiotom;
7. udostępniania swojego konta, w tym danych logowania, innym osobom.
Jednocześnie przypominamy o zapisach Regulaminu Sieci Komputerowej Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach i konieczności ich stosowania.