Рекомендації щодо безпечного обміну повідомленнями

Для службових цілей слід використовувати лише електронну пошту, створену в домені ujk.edu.pl.
Заборонено отримувати/синхронізувати робочу електронну пошту із зовнішніми поштовими серверами, зокрема з акаунтом Gmail.
Якщо необхідно відправити персональні дані за допомогою робочої електронної пошти, вони повинні бути передані в заархівованих файлах, захищених надійним, несловесним паролем довжиною не менше 8 символів, що включає великі та малі літери, а також спеціальні символи; пароль не повинен передаватися разом із захищеним файлом!
Інструкції з шифрування/розшифрування файлів і каталогів.
Інструкція з шифрування файлу MS Office.
Слід застосовувати принцип періодичного перегляду збережених повідомлень і не зберігати непотрібні дані, тобто бажано регулярно переглядати електронну пошту і видаляти робочі копії повідомлень, а також неактуальні/застарілі електронні листи.
Корисно мати резервну копію важливих повідомлень на захищеному локальному диску - автоматичне збереження (видалення) даних на поштовому сервері UJK відбувається протягом 24 місяців.
Слід проявляти особливу увагу, надсилаючи електронний лист кільком адресатам (групове повідомлення). Сама адреса електронної пошти за певних обставин може розглядатися як захищені персональні дані (наприклад, приватна адреса електронної пошти, що містить ім'я та прізвище). Вміст групових електронних листів (наприклад, прохання зв'язатися з UJK щодо статусу заборгованості) також може бути захищено. Поширення такої інформації широкому колу одержувачів може порушити їхню приватність.
Введення декількох електронних адрес через кому в полях ,,До” (англ. ,,To”)< або ,,Копія до/CC/Копія” (англ. ,,Copy to/CC/Carbon Copy”) призведе до того, що всі одержувачі повідомлень побачать адреси осіб, яким вони були надіслані. У такій ситуації персональні дані можуть стати доступними стороннім особам.
Для того, щоб ,,безпечно” надсилати групові листи, слід дотримуватися наступних правил:
- всі адреси одержувачів електронної пошти слід вводити в поле ,,Приховане повідомлення/Прихована копія/UDW/BCC”, при цьому поля ,,До/To” таrdquo;, та ,,Копія до/СС/Копія” та ,,Копія до/DW/To повідомлення/Copy to/CC/Carbon Copy” залишити пустими;
  - якщо дотримуватися наведених вище інструкцій, одержувачі повідомлення побачать лише текст „приховані одержувачі” („undisclosed-recipients”),
  - заборонено вказувати будь-якого одержувача в полях ,,До/To” та ,,Копія до/CC/Копія/Copy to/CC/Carbon Copy”, оскільки в цьому випадку всі одержувачі будуть бачити таку людину як єдиного одержувача повідомлення і можуть почати підозрювати, що повідомлення потрапило до них з вини поштової системи не тому одержувачу.
- У випадку групових електронних листів, адресованих на робочі адреси в домені ujk.edu.pl, положення, зазначені в п. A, застосовуються відповідно, якщо зміст повідомлення жодним чином не порушує конфіденційність одержувачів.