🔒 Zalecenia dotyczące odbierania poczty elektronicznej

Zalecenia dotyczące odbierania poczty elektronicznej

1. Prosimy o zachowanie szczególnej czujności przy odbieraniu poczty.
2. Zabrania się odbierania/synchronizowania służbowej poczty elektronicznej z zewnętrznymi serwerami poczty, w szczególności z kontem Gmail.
3. Hasło do poczty należy zmieniać do 3 miesiące. Nowi użytkownicy
   muszą zmienić hasło startowe przy pierwszym logowaniu.
4. Każdy e-mail od nieznanego nadawcy może być wiadomością, mającą na celu wyłudzenie loginu, hasła lub innej informacji, której ujawnienie może spowodować naruszenie ochrony danych osobowych lub straty finansowe.
5. Nie należy otwierać załączników (jpg, gif, pdf, zip, exe, 7z i inne) lub linków zawartych w wiadomości od nieznanego lub niesprawdzonego nadawcy. Po otworzeniu takiego załącznika istnieje ryzyko zainstalowania na komputerze odbiorcy wiadomości złośliwego oprogramowania (np. szyfrującego dyski, a w konsekwencji blokującego dostęp do danych), natomiast po otworzeniu linku użytkownik może zostać przekierowany na stronę internetową wyłudzającą poufne dane.
6. Należy stosować zasadę okresowej weryfikacji posiadanych wiadomości i nieprzechowywania niepotrzebnych danych, tzn. zaleca się regularnie przeglądać e-maile i usuwać kopie robocze wiadomości, nieistotne/nieaktualne e-maile.
   Warto posiadać kopię zapasową ważnych wiadomości na zabezpieczonym lokalnym dysku - automatyczna retencja danych (usuwanie danych) na serwerze poczty elektronicznej UJK odbywa się w okresie 24 miesięcznym
7. Należy zachować szczególną ostrożność w stosunku do wiadomości, zawierających żądanie podania danych lub informujące np. o aktualizacji usług, o przekroczeniu limitu dostępnego miejsca (w przypadku poczty UJK limity te nie są stosowane). Wiadomości pochodzące z systemów informatycznych UJK nigdy nie zawierają żądania podania danych poufnych (np. nazwa użytkownika, hasło) - Administratorzy Systemów Informatycznych UJK nie pozyskują w taki sposób danych.
8. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do autentyczności wiadomości e-mail należy ją przesłać na adres: postmaster@ujk.edu.pl lub skontaktować się z Administratorem Systemu Poczty Elektronicznej UJK (41 349 6205, 41 349 6206).

Z uwagi na dużą ilość złośliwych wiadomości email oraz w celu zwiększenia świadomości odnośnie takich zagrożeń jak: spam (niezamówione wiadomości zawierające m.in. reklamy różnych usług i produktów), wirusy, trojany, ransomware (złośliwe oprogramowanie szyfrujące), phishing (atak, którego celem jest wyłudzenie poufnych danych użytkownika), zaleca się zwiększenie ostrożności użytkownika podczas korzystania z poczty elektronicznej poprzez sprawdzenie PRZED otworzeniem wiadomości:

• czy nadawca jest nam znany,
• czy nadawca posługuje się pocztą firmową, czy powszechnie dostępną,
• czy tytuł wiadomości nie zawiera literówek, informacji o wygranej, spadku, utracie dostępu do skrzynki pocztowej,
• czy wiadomość zawiera załącznik.

Stosowanie oprogramowania antywirusowego na stacji roboczej jest obowiązkiem każdego użytkownika Sieci Komputerowej UJK - w efekcie działania aktualnego oprogramowania antywirusowego poczta przychodząca poddawana jest analizie, niemniej technologia bywa zawodna, a czujność i przezorność pracowników jest szansą na uniknięcie konsekwencji ataku przez email.