Microsoft 365
Університет імені Яна Кохановського для забезпечення безперервності навчального, наукового та адміністративного процесів, надав доступ до сервісу Microsoft 365 для співробітників та студентів у повному функціональному обсязі в межах придбаної ліцензії. Сервісом можна користуватися стандартним способом, встановивши на комп'ютер, а також онлайн — в рамках віртуального диска OneDrive кожному користувачеві надається 1 ТБ онлайн-сховища. Кожен користувач має можливість користуватися сервісом на будь-яких 5 пристроях (стаціонарних та мобільних). Програми Microsoft 365 доступні на Mac і PC.
Функціонал Microsoft 365 надає можливість, серед іншого, обмінюватися документами (в тому числі навчальними матеріалами), працювати над спільними документами, користуватися електронною таблицею, інструментами для створення опитувань і форм, календарем, організовувати та проводити віртуальні наради, зберігати, обмінюватися файлами з доступом до них з будь-якого місця і з будь-якого пристрою.
Облікові записи доступу для викладачів та студентів створюються ІТ-спеціалістами в організаційних підрозділах. Облікові записи для співробітників, які не є викладачами, створюються співробітниками ІТ-центру. Підтримку у використанні функціонала сервісу надають ІТ-спеціалісти в підрозділах, факультетах і відділеннях. Інформація про сервіс Microsoft 365 розміщена на сайтах факультетів. Інструкції включені у вигляді окремого повідомлення.
Крім того, були підготовлені:
- Короткий посібник зі створення групи у додатку Teams для адміністрації університету
- Короткий посібник з підготовки списку відвідуваності в додатку Forms
що забезпечує можливість проведення нарад в рамках виконання службових обов'язків.
Microsoft Teams - це елемент Microsoft 365, що базується на чаті та окремому робочому просторі, який дозволяє кільком людям обмінюватися файлами та працювати з ними в режимі реального часу, забезпечуючи ефективну організацію роботи всієї команди. Це інструмент для співпраці через віртуальні аудіо/відео зустрічі з кількома особами/командами студентів або співробітників.
Увага!
При створенні групи у Teams зверніть увагу на опцію „Конфіденційність”:
Загальнодоступна — долучитися можуть усі члени організації.
Приватна — тільки власники груп можуть додавати учасників.
Аналогічно при створенні каналу всередині групи:
Стандартний — доступний для всіх членів команди.
Приватний — доступний лише певній групі членів команди.
Microsoft Stream - це відеосервіс у складі Microsoft 365. Створюючи запис зустрічі, важливо пам'ятати, що додаток Stream у Microsoft 365 дає змогу ділитися записом з усіма/іншими людьми в організації, тому будьте уважні, створюючи групу/зустріч/запис, де необхідно дотримати правила конфіденційності групи.
За замовчуванням, оброблений запис доступний у додатку Stream для всіх учасників наради, яка записується.
Рекомендується, щоб організатор зустрічі скопіював запис з Stream, зберіг його на зашифрованому та захищеному антивірусним програмним забезпеченням комп'ютерному носії та видалив запис з Stream та з Кошика додатка.
Нагадуємо, що всі записи в додатку Stream мають бути доступні лише обраним, чітко визначеним групам користувачів!
Записи нарад у Microsoft 365, зібрані за допомогою додатка Stream, можуть містити персональні дані у вигляді зображень людей та ідентифікаційної інформації. Відповідно, при їх обробці повинні застосовуватися принципи обмеження мети та часу обробки, як це передбачено Регламентом (ЄС) 2016/679 Європейського Парламенту та Ради від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв'язку з обробкою персональних даних і про вільний рух таких даних та про скасування Директиви 95/46/ЄС (Загальний регламент про захист даних - RODO, Зак. Віс. ЄС L 119 від 4 травня 2016 року, с. 1, зі змінами та доповненнями).
Згідно з цими принципами, персональні дані повинні збиратися для конкретних, чітких і законних цілей і не повинні надалі оброблятися у спосіб, несумісний з цими цілями. Крім того, персональні дані повинні зберігатися не довше, ніж це необхідно для цілей, для яких ці дані обробляються, і оброблятися таким чином, щоб забезпечити належну безпеку персональних даних, включаючи захист від несанкціонованої або незаконної обробки та випадкової втрати.
Користувачі Microsoft 365 зобов'язані використовувати сервіс у спосіб, що відповідає законодавству та правилам мережевого етикету, зокрема забороняється:
1. втручатися в приватне життя інших;
2. незаконно розповсюджувати матеріали, захищені авторським правом;
3. розповсюджувати порнографічні матеріали;
4. вчиняти будь-які дії, які можуть порушити роботу сервісів і систем;
5. вживати заходи для отримання несанкціонованого доступу;
6. надсилати небажану пошту або сприяти тому, щоб це робили інші;
7. надавати доступ до свого облікового запису, включаючи дані для входу, іншим особам.
Одночасно нагадуємо про положення Регламенту комп'ютерної мережі Університету імені Яна Кохановського в Кельцях та необхідність їх дотримання.
